Jednou z hlavních činností akciové společnosti ČEPRO je přeprava a skladování pohonných hmot. Ať už se zboží přepravuje produktovodem, autocisternami nebo po železnici, v každém případě jeho manipulace podléhá přísné evidenci.
Naše postupy měření příjmu a výdeje zboží jsou v souladu s platnými metrologickými předpisy. Akreditovaná zkušebna pravidelně ověřuje a certifikuje veškerá měřidla, aby byla stále zaručena jejich přesnost. Aby bylo možné jednoznačně stanovit množství zboží a aby výsledek měření neovlivňovala aktuální teplota produktu, přepočítává se vždy objem zboží na referenční teplotu 15 oC. Proces evidence začíná už při vstupu zboží do produktovodu z rafinerií Slovnaft, a. s., a Česká rafinérská, a. s. Na vstupech z rafinerií jsou usazena měřidla určující objem načerpaného zboží. Na toto množství je následně vystaven protokol, který obě strany vzájemně odsouhlasí. Důkladnému měření se nevyhne ani zboží, které se do skladu nebo ze skladu dopravuje po železnici, protože železniční cisterny jsou zváženy na speciálních železničních vahách.
Obdobná situace nastává při výdeji zboží na výdejních terminálech. Před odjezdem naplněné autocisterny musí dispečer výdeje ověřit, zda je konkrétní zákazník oprávněn převzít uvolněné zboží. Pokud jsou všechny údaje v pořádku, vystaví průvodní doklady, které následně i s celou autocisternou ještě jednou zkontroluje bezpečnostní služba na výstupu z areálu skladu. Celý proces výdeje zboží neustále sledují technické prostředky bezpečnostního systému.
Tím však kontrola nekončí. Každý den k určité hodině porovnávají zaměstnanci provozních středisek stav zásob s výdejem a příjmem zboží za předchozí den. Obdobnou revizi, tentokrát za celý kalendářní měsíc, provádějí rovněž na konci každého měsíce. Jednou za rok se uskuteční také hloubková inventura veškerého zboží v systému ČEPRO, a. s., a to na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Ačkoli jsou pro nás údaje o příjmu a výdeji zboží z měřidel na vstupech a výstupech rozhodující, provádíme i měření stavu hladin přímo ve skladovacích nádržích, a to buď elektronicky nebo manuálně.
Evidence pohonných hmot v systému naší společnosti je od konce roku 2003 součástí nového informačního systému. Všechny dosavadní systémy byly sloučeny do jednoho, který pracuje automaticky a vyžaduje minimální zásah operátorů. Údaje v evidenci jsou vzájemně podporované a navíc se porovnávají s informacemi uvedenými v dokladech. Je tedy naprosto vyloučené, aby v systému nekontrolovaně vznikaly větší nebo menší objemy zboží oproti evidenci. Všechny postupy měření a evidence jsou tedy vzájemně provázány, a poskytují tak spolehlivé údaje o tom, jaký objem zboží se v skladovacím a přepravním systému naší společnosti nachází.
